長久而來，香港社會服務機構與眾多撥款機構和基金已建立緊密的伙伴關係，共同照顧弱勢社群，倡導社會公平、公義和持續發展。這個伙伴關係為社會帶來不少創新、靈活的服務，敏銳地回應各種不斷轉變的需要。更重要的是，這些撥款機構/基金與社福機構是我們的「社會資本」，它們匯聚了政府、商界、民間的資源和動力，攜手增強個人、家庭及社區的能力，對社會和諧及進步，發揮不可或缺的價值。

香港存在著不同規模及種類的撥款機構/團體，而大部份是由公司、民間團體自發成立。部份不單提供金錢上的資助，更發動公司員工，或團體成員，參與義務工作，直接向服務對象表達關懷。

隨著社會服務的需求不斷增大，撥款機構/團體收到的申請往往遠超出支持的項目，對計劃要求的質素自然相當高。事實上，申請撥款不單須提交一份具說服力的建議書。要孕育成功，機構必先從更早的階段開始，了解本身對資源的需要，並掌握基金的背景及方向。機構必須有充足的準備和資料搜集，尋找理念相同、彼此配合的撥款機構/團體，並孕育持久的伙伴關係。

當款機構/團體已認識機構，對建議項目有初步的印象，一份良好的建議書可有助款機構/團體具體考慮是否提供支持。建議書除仔細描述目標、計劃內容、財政預算等，更重要是表達出機構的信譽和熱誠。一旦計劃獲得款機構/團體撥款支持，機構必須表示感謝，並立即開展工作。然而，即使建議未獲支持，機構亦應多謝款機構/團體考慮，了解有關原因，並繼續與款機構/團體保持聯絡。

充份準備按部就班

機構向撥款機構/團體申請撥款，應有充份準備，按步就班，以期達到最佳效果。除準備具說服力的建議書外，從開始孕育伙伴關係亦十分重要。美國著名籌款機構Buck Smith提出了以下步驟，可供參考。

1. 作好充份準備：機構在申請前，應充份策劃，通過研究及數據，確立服務計劃的理據基礎，再搜集具說服力的個案。
2. 認識撥款機構/團體背景：翻閱機構過往的紀錄、和社聯出版的「基金總覽」，掌握本港現有撥款機構/團體的資料和狀況。此外，通過機構董事局和相關網絡，了解合適及有機會得到支持的撥款機構/團體名單。
3. 深入掌握合適撥款機構/團體：針對數個合適及有機會得到支持的撥款機構/團體，深入研究及掌握它們的興趣、背景、理念、運作模式、主要決策機制等等。
4. 孕育彼此關係：通過日常聯繫、活動等，與上述相關撥款機構/團體孕育關係。在這個階段，機構應善用本身網絡，尤其領導層和董事局的關係。
5. 草擬及提交具體建議：選定適當成熟的時間，向合適的撥款機構/團體提交建議書。撥款機構/團體收到建議書時，應對機構、所陳述的需要、及有關計劃概念不會感到陌生。
6. 感謝撥款機構/團體支持：如計劃獲得撥款機構/團體支持，應表達感謝，繼續與它們孕育關係，定期向撥款機構/團體匯報計劃的進展及成就。如計劃未能獲得撥款機構/團體支持，同樣感謝撥款機構/團體的考慮。適當時請撥款機構/團體提供意見，澄清疑問。並繼續與撥款機構/團體保持聯絡和關係。
7. 仔細紀錄評估：孕育與撥款機構/團體的關係是一個長線、持久的過程。因此，機構應仔細紀錄相關的資料，更新與撥款機構/團體接觸的檔案，不時評估與撥款機構/團體的關係。

認識撥款機構/團體的背景

機構在接觸任何撥款機構/團體前，必須深入搜集資料，掌握它們的背景及興趣。在資料搜集的階段，機構應盡量發掘有共同理念、條件要求相符、有基本網絡關係的撥款機構/團體。以下是幾點值得機構留意的資料：

1. 撥款機構/團體的起源背景？由誰創辦？為何創辦？
2. 撥款機構/團體的宗旨？有甚麼價值信念？撥款機構/團體通過撥款，希望達到甚麼目標？
3. 撥款機構/團體特別有興趣支持甚麼範疇的項目？
4. 撥款機構/團體是由政府、私人、公司抑或慈善團體管理？它們如何交代撥款的用途？
5. 如果撥款機構/團體屬於某一公司或企業，有關企業經營甚麼業務？它們希望透過支持社會服務得到甚麼互惠的結果？
6. 有沒有特定的審批委員會？審批程序如何？
7. 撥款機構/團體有甚麼主要的人物？機構有沒有成員或友好 (尤其是董事局成員) 可直接聯繫他們？
8. 過去機構有沒有與撥款機構/團體任何接觸？有沒有獲得任何支持？
9. 撥款機構/團體近期支持了甚麼項目？那些項目的性質、規模怎樣？
10. 撥款機構/團體對申請的資格、程序、限期等有何要求？
11. 撥款機構/團體對接受撥款機構的交代有何要求？撥款機構/團體一般要求機構如何鳴謝撥款？

了解撥款機構/團體的考慮因素

通常，撥款機構/團體每年收到眾多的撥款要求，但資源僅能支持部份有限的項目。因此，撥款機構/團體必會仔細考慮申請，挑選最適合的項目。機構在撰寫計劃書前，應先了解和掌握撥款機構/團體考慮撥款的因素，並針對這些因素，說服撥款機構/團體有關項目值得支持。以下幾點是撥款機構/團體考慮的一般因素：

1. 計劃所針對的問題是否撥款機構/團體的興趣及資助範疇？建議計劃的目標是否具體？形式是否可行？能否有效地解決提出的問題？
2. 計劃的預算是否符合成本效益的原則？
3. 建議中的計劃能否提供撥款機構/團體參與的機會？(對於由企業支持的撥款機構/團體，員工參與機會十分重要)
4. 建議中的計劃能否吸引公眾注意？
5. 提出計劃的機構是否具聲譽及誠信？
6. 機構的宗旨、信念是否與撥款機構/團體相符？
7. 機構的管治是否公開透明？機構及建議的項目是否有足夠的交代渠道？
8. 相對界別內提供類近服務的機構而言，申請機構是否提供特別或額外的附加價值？
9. 機構是否有足夠的網絡、經驗、資源，確保所提出的計劃能具體依時推行？

讓撥款機構/團體對你產生印象

撥款機構/團體如對機構有正面的認識及印象，肯定可以提高撥款的信心。因此，當機構認定某些撥款機構/團體，有機會發展的合作關係，應著力提高它們對你的認識。以下是一些簡單，而又不花太多資源的建議：

一、 寄發機構的通訊、年報給適當的撥款機構/團體，特別那些可能對你感興趣的人士。
二、 向撥款機構/團體介紹有關共同關心課題的討論，例如，讓他們得到相關的數據或研究資料。
三、 利用電郵，附上你們共同關心課題的剪報資料，以及機構的見解或立場。
四、 當你知悉某撥款機構/團體在你關心的課題上作出捐助，寄上感謝的短訊。
五、 適當地出席撥款機構/團體的活動或簡介會。
六、 適當地邀請撥款機構/團體出席機構的活動。
七、 適當地邀請撥款機構/團體成員，特別那些可以通過機構網絡接觸到的人士，參觀機構服務，或與服務對象接觸。
八、 通過董事個人網絡，非正式地向撥款機構/團體成員提及機構的服務、工作和成就。
九、 其他一切途徑，可讓撥款機構/團體正面認識機構的工作。

善用查詢信函

部份撥款機構/團體不設特定的撥款申請時間及表格。這種情況下，機構在提交詳細建議書前，可以考慮寄發一份簡潔的查詢信件 (Letter of Inquiry)，引起撥款機構/團體對機構及建議項目的興趣。這份信件不單可測試撥款機構/團體的興趣、減省不必要的建議書寫工作，更可培養撥款機構/團體對機構的注意。草擬查詢信件要注意以下幾點：

1. 信件必須簡潔、清晰，以一至兩頁為限。
2. 簡單介紹有關項目的內容。
3. 簡單介紹該項目企圖處理的社會問題，以及該問題的嚴重性。
4. 如適當，提供一、兩個個案例子，提高建議的說服力。
5. 闡釋邀請該撥款機構/團體支持的原因。
6. 簡單介紹機構的背景、宗旨、信念和工作方向。
7. 避免提及活動所需的經費或預算。這個階段的目標是引起撥款機構/團體的興趣，並理解項目的需要性。項目規模及預算應留待詳細建議書才作交代。
8. 提供聯絡方法。

約見撥款機構/團體面對面傾談

機構在提交建議書前，可考慮約見撥款機構/團體的職員或代表。有關會面可提高撥款機構/團體對機構及計劃的認識，取得撥款機構/團體對計劃非正式的反應。機構亦可借機會澄清撥款機構/團體的疑問。未必每一撥款機構/團體願意與機構見面，然而一些認識雙方的關係人物，特別是機構董事局成員，應可幫助安排和串連。一旦成功約見，機構值得注意以下幾點：

1. 如果撥款機構/團體聘有受薪員工，應先與他 / 她接觸。如希望約見基金的董事或其他成員，亦應由其職員安排。
2. 出席會面的代表，除機構主管外，應盡量包括一至兩位董事局的成員，甚至主席。他們作為義工身份出席會面，肯定有助提高說服力。
3. 會面時，可考慮以軟性的題材作為討論起點。例如介紹一個真實的個案、一件遭遇等等。盡量引起撥款機構/團體代表的感性反應和認同。
4. 除了強調某個案的苦況及需要外，不妨提供出路和前境，解釋建議的計劃可如何幫助受助人脫離困難。
5. 應盡量留出時間給撥款機構/團體代表發問。通過他們的發問，機構可掌握基金的興趣、疑慮、關注和誤解。這有助機構在正式提交建議書時加以處理及澄清。
6. 由於會面大多是非正式的，機構未必適宜使用簡報表(Powerpoint)等視聽器材。然而，如適當的話，機構代表可攜帶一、兩張可帶出有關課題的照片，在適當時展示，以增強感染力和撥款機構/團體的印象。
7. 會面後，立即利用電郵或信件，多謝撥款機構/團體代表的時間，並跟進有關討論。

剪裁專門的建議書

建議書的形式十分多樣化。內容應根據個別撥款機構/團體的指引、要求和興趣而訂定。坊間有不少草擬建議書的書藉，可供參考。以下，我們選取了美國洛杉磯Norton Kiritz of Grantsmanship Centre 所設計的簡單架構，讓機構掌握草擬建議書的大網。

根據以下次序構思及草擬建議：

1. 清楚具體介訂問題
2. 訂定可行及可量度的目標
3. 選擇適當的方法處理有關問題
4. 計劃評估的方法及進程
5. 如項目須延續，描述日後尋求資助的模式
6. 提供可信的預算
7. 草擬可引發信任及熱情的引言
8. 草擬精簡清晰的撮要

建議書應按以下次序羅列及表達

1. 撮要
2. 引言
3. 問題介定
4. 目標
5. 計劃內容
6. 評估
7. 未來資助模式
8. 預算

界定問題，訂立目標

計劃書必須具體、清晰地界定問題，提供處理或改善的方案。對撥款機構/團體來說，機構是最接近社會大眾的，亦應最掌握服務對象的需要。因此，在建議書中，機構必須充份表達專業而「貼近民眾」的實力。要清晰界定問題、訂立目標。以下幾點值得機構參考：

1. 清晰、簡潔地描繪問題。避免使用述語，學術或艱深的概念。採納一般人能看得明白的表達方法。
2. 在描繪和分析問題時，可以引入機構的角度或觀點。然而，表達手法應盡量中立客觀，以免給別人一個「從機構利益」出發的印象。
3. 問題的界定應避免太籠統和空泛 (如社會缺乏凝聚力、增強可持續發展等概念)。一項計劃不可能解決整個社會的所有問題。所針對的問題範疇與計劃的規模應相約。
4. 解釋問題的嚴重性，並提供足夠資料加以論述。
5. 提供實証的論據，增加說服力，例如統計數字、社會指標、研究報告等等。
6. 運用需要調查報告的資料。
7. 引述社區主要人物的意見，尤其是來自社區領袖、社區團體、義工等意見。
8. 引用權威、知名人士或政府的說話，以支持問題的論述。
9. 表述預算服務對象的角度，強調他們的需要。如適當的話，引用一、兩個真實的個案，以提高建議書的說服力。
10. 如策劃過程中，有服務對象的參與，應加以強調。
11. 如機構過去曾舉辦類似的活動項目，可引述活動的參與人數、成效檢討等。

描述計劃的目標及內容

建議書應詳細提供機構對計劃項目的構想，包括目標、工作項目、方法、步驟、服務對象、日期、時間、地點等等資料。針對撥款機構/團體的閱讀對象，在撰寫這部份建議書時，值得注意以下幾點：

1. 顯示機構對建議項目範圍的認識及專業水平。機構可嘗試簡單解釋所選取手法的實証依據，讓撥款機構/團體感到機構在相關範圍具專業的水平。
2. 如計劃是創新性的，應解釋有關嘗試與過去傳統手法的分別，特別是其優勝之處。
3. 如計劃曾在外地成功推行，可描述有關實踐經驗。
4. 解釋計劃內容時，盡量借鑒其他機構或類似活動的經驗和標準。例如，借用相近項目的準則，訂定預期的受惠人數。
5. 嘗試列出計劃主要的成功因素 (Critical Success Factors)，例如地區人士的支持、專業的訓練等等，並描述機構如何確保這些因素出現。
6. 一般撥款機構/團體十分關心計劃能否持續，尤其那些不可能短期達成的工作目標，機構應解釋在計劃完結後，有關工作能否延續下去。
7. 部份撥款機構/團體 (特別由企業支持的撥款機構/團體) 除捐款外，更希望員工有機會直接投入參與有關服務計劃。如撥款機構/團體有類似期望，機構應詳細解釋可供參與的途徑、範圍等。

提供可信的財政預算

財政預算是建議書主要而核心的部份。一份好的預算必須反映機構有效管理財政的決心和能力，和對計劃收支的精確評估。預算必須詳盡，易於理解，並與計劃項目的具體內容互相呼應。撰寫財政預算時，應注意以下幾點：

1. 如申請支持計劃部份的經費，機構仍須羅列整體計劃的收支預算，並讓撥款機構/團體知道它所支持的部份，和預計其他收入的來源。
2. 無論是收入或支出部份，預算必須準確。切忌增大開支項目的數額，留待日後與撥款機構/團體討價還價。
3. 開支部份必須仔細分類。如有需要，加設備註，解釋有關分項的開支。
4. 如計劃期間超過一年，財政預算應包括一個「現金流」，分別列出不同期間 (如季或月) 的收支預算。
5. 盡量避免「雜項開支」、「應變開支」等項目。如有必要包括這些項目，金額亦不應太大。
6. 如機構在計劃項目的開支以外，須加入一般行政開支，必須加倍留意撥款機構/團體對行政費的態度，特別它們對行政費佔整體開支的上限要求。
7. 如計劃獲得物資上的捐助，如電腦、傢俱等，可考慮折為現金，包括在預算之內，以反映計劃實質的情況。但必須留意在收支兩方面均須並列有關數額。
8. 收入部份可考慮分開「已確實」及「未確實」得到捐助的項目。
9. 在「未確實」的項目中，應加入正在要求撥款機構/團體撥款的數額。這做法的好處是讓撥款機構/團體明白其支持對整個項目的重要性。

提供有力的引言及撮要

儘管引言及撮要放在建議書的最前部份，但一般留待最後階段才予撰寫。引言應有力為讀者提供閱讀焦點，引起興趣，並顯示機構對建議計劃的熱誠。在撰寫引言及撮要時，可考慮以下幾方面內容：

1. 引言須針對撥款機構/團體的興趣、關注，和疑問，讓撥款機構/團體看到機構充分明白它們的需要。
2. 在引言中，提及機構的信譽，如在某方面具專業權威的水平等，或在某方向有特殊表現。
3. 如機構是先鋒者，或在同類服務處於領導位置等，可在引言中提出。
4. 突出機構在與申請計劃相關範疇的成就。
5. 引述統計數字、評估結果、服務對象或同業的評價等，說明機構有能力推動有關計劃。
6. 簡單而重點地描述計劃要處理的問題，並帶出建議中的計劃如何有效地解決這個問題。就此，扼要說明機構的遠象，和計劃的目標。
7. 如計劃有機構董事或義工的領導，不妨在引言提出，以增加說服力。
8. 如適當的話 (突別對於企業支持的撥款機構/團體)，可在引言中簡述嗚謝和表揚的方法。
9. 如建議書篇幅較長，可以不多於一頁，提供撮要，清楚而精確地總結建議書的要點。

隨建議書提交的附件

附件可以提供額外的資料，當撥款機構/團體要深入考慮計劃建議時，用作參考。然而，機構應小心選裁，附件的數量切忌太多，以免給人煩複的感覺。一般附件可包括：

1. 機構管治層 (如董事局) 的名單。由於董事局是機構最高交代組織，這份名單可增加撥款機構/團體對機構公開交代和管治方面的信任。
2. 機構的註冊文件。例如機構根據「稅務條例」第88條獲豁免繳稅的証明。大部份撥款機構/團體的撥款對象限於非牟利慈善團體。這類証明文件十分重要。
3. 機構最新的年報。
4. 機構最新的財政報告。
5. 機構最新的通訊或印刷品。
6. 由服務對象、知名人士。相關專業人士的推薦信。
7. 跟計劃相關的必要資料，亦應在建議書內文交代，而非列在附件中。

寫好一份附函

機構可考慮隨建議書附上一封信函 (Covering letter)。信函應給予讀者親切、專重、誠懇的感覺。撰寫好的附函，要注意以下幾點：

1. 一般信件應用機構的信紙書寫。然而，在特殊情況，例如某具名望知名人士熱切投入建議的計劃，並與機構有緊密關係，亦不妨考慮採用他 / 她的私人信函。
2. 信件必須以撥款機構/團體的負責人、或適當人士抬頭。切勿用「敬啟者(Dear Sir or Madam)」等公式用語。
3. 信件的內容應針對個別撥款機構/團體的需要和興趣而訂，然而，一般應包含一至兩句關於機構良好信譽的句子。
4. 用一至兩句解釋申請有關撥款機構/團體的原因。如果撥款機構/團體過往曾支持機構某些工作，亦應簡略提及。
5. 信件可考慮提及機構董事局如何重視申請中的計劃。這可讓撥款機構/團體明白機構董事局的參與，有助它們的考慮。
6. 信件應提及申請撥款機構/團體支持的金額數目。
7. 信件應由機構最高的負責人，或者董事局主席簽署。切忌用預印的簽署或蓋印。
8. 切記確保撥款機構/團體在申請限期前收到信件及建議書。
9. 一般不宜利用傳真送遞建議書。

專業、親切的書寫手法

建議書的目的是說服撥款機構/團體支持某項工作計劃，因此必須運用有效的書寫手法，給人專業、誠懇的感覺。採用的格式要簡潔俐落。以下是幾點值得注意的地方：

1. 運用正面、確實的語句。避免使用「可能」、「相信」等無寧兩可的字眼。
2. 盡量使用客觀的語氣及資料。避免使用「良好」、「反應另人滿意」等主觀的字眼。
3. 避免使用專業的述語 (如建立社會資本) 或理論，部份撥款機構/團體的審批者未必很熟識社會服務的情況，因此應以一般人能理解的語言表達。
4. 運用簡單的句子、短的段落比長的段落優勝。
5. 如適當的話，點述的表達方法將更方面閱讀。
6. 避免使用「我」、「我們」等第一身用語。
7. 如引用統計數字或文獻檔案，切記註明出處。
8. 當表達數字，特別是財政預算時，必須多翻核對，確保無誤。
9. 當表達金額時，應註明是港幣或其他幣值。尤其部份撥款機構/團體是國際性的，而負責審核的辦事處位於海外，不應假設它們明白金額的幣值。
10. 以雙行或1.5行書寫。部份撥款機構/團體有特別註明，應遵從有關指示。
11. 左右及上下均應預留足夠的邊位。
12. 盡量運用標題、副題、圖表、項目編號等。
13. 緊記加上頁碼。
14. 建議書必須精簡點題。原則是提供足夠而不過多的資料。一般而言，除特別複雜的計劃，應限於5至8頁。
15. 如建議書長於8頁，可考慮使用目錄、撮要等。
16. 如須加設封面，應包括建議計劃標題、機構名稱、日期等資料。
17. 無須使用太過花巧的釘裝方法，以免給人太豪華的感覺。一般的釘書釘或簡單的文件套已足夠。

一旦成功獲得撥款

當收到撥款通知，應立即發出鳴謝信，或親自致電撥款機構/團體負責人，直接表示鳴謝。主動及緊密接觸肯定可以給予撥款機構/團體正面的經驗，亦有利於孕育持續的關係，取得撥款機構/團體的信任。以下是幾點值得注意的地方：

1. 就鳴謝的方式，與撥款機構/團體取得默契。例如是否需要發出新聞稿?是否需要舉辦支票移交儀式?
2. 確保在活動的宣傳品，列明撥款機構/團體的標誌及字樣。部份撥款機構/團體的標誌有指定的式樣顏色，使用時須特別留意。
3. 因應撥款機構/團體的意願，盡量提供參與的機會。例如邀請撥款機構/團體代表出席某些活動，讓他們直接感受服務對象的需要。
4. 如活動維持一段時間，可考慮定期提交進度報告，或與撥款機構/團體定期會面，介紹有關工作進展。
5. 如出版任何刊物，或報張上有任何關於活動的報導，即時寄予撥款機構/團體參考。
6. 如計劃設有諮詢或指導委員會，機構可邀請撥款機構/團體派成員參與，或由撥款機構/團體提供建議成員的名單。
7. 利用傳媒 (如報張、電台等) ，介紹有關活動或計劃，並適當地提及有關撥款機構/團體的支持。

假如申請不獲接納

儘管最具說服力的建議書，亦可能因種種不受控制的外在因素而被拒絕：可能是因為有太多申請、撥款機構/團體對其他計劃已有承諾、申請時間不合適等等。以下是幾點機構可以跟進的工作：

1. 向撥款機構/團體發信多謝，感謝它們的考慮。
2. 機構可向撥款機構/團體的員工或有關人士，禮貌地查詢申請不獲接納的原因，並懇請提點意見，有何地方可加以改進。
3. 當然，撥款機構/團體未必願意解釋拒絕申請的理由。尤其以公函正式提問，一般撥款機構/團體只會作出公式化的回覆。相反，機構可考慮利用非正式的機會，特別借助董事們的關係，虛心禮貌地查詢。
4. 認真地看待撥款機構/團體的建議。
5. 如果被拒絕申請的原因並非關乎計劃的內容，機構可考慮重新提交建議。
6. 如撥款機構/團體欣賞計劃的意念，但只礙於資源的限制而未能撥款，機構更應保持接觸，並看撥款機構/團體有否其他方面可提供協助，如聯繫合適的網絡。
7. 相反，若撥款機構/團體對建議有保留，機構應修訂建議書，或嘗試其他更合適的撥款機構/團體。
8. 無論如何，將眼光放得更遠，保持撥款機構/團體對你的良好印象。繼續通知計劃的進度，或機構其他相關的工作。

重視捐款機構/團體的利益

撥款機構/團體撥款支持社會服務，發揮了和諧互助的精神。作為社會服務機構，有責任維護這些捐款人的權益，贏取它們的信任。國際幾家主要的籌款聯會組織，包括AAFRC, AHP, CASE, AFP等，草擬了一份重視「捐款人權益」宣言，十分值得我們參考。應用對撥款機構/團體的交代，可包括以下十點：

1. 撥款機構/團體應得獲悉機構的宗旨、使用撥款的途徑及目的、和有效運用資源的能力。
2. 撥款機構/團體應得獲悉機構董事局的成員，並有理由期望董事局發揮監管的功能和責任。
3. 撥款機構/團體應得獲悉機構的最新財政報告。
4. 撥款機構/團體應得確保其撥款用於指定的用途及目標。
5. 撥款機構/團體應得得到適當的鳴謝及認可。
6. 撥款機構/團體應得要求在其撥款及有關資訊，受到在法律範圍內的保密保障。
7. 撥款機構/團體應得期望代表機構的成員具專業的表現。
8. 撥款機構/團體應得獲悉代表機構尋求撥款的人士，是機構的義工、職員或受聘的代理人。
9. 撥款機構/團體應得獲得機會，要求機構不向其他人提供其郵寄地址。
10. 撥款機構/團體應得提出問題，並獲迅速、真誠及確實的答覆。

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