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專題探討

學習項目管理 在基礎上尋突破

NGO管理 – 專題探討      2013/10/01

社會服務機構的資源緊拙,而社會、捐款者對機構服務的期望、透明度和問責性的要求越來越高,有效的項目管理和良好的服務成效,可以幫助弱勢社群和社福發展之餘,亦有助提升捐款者對機構的信心和機構的聲譽。

 

你正負責機構的裝修、資訊科技、重建、籌款,還是環保項目?隨著社會服務界的資助模式的轉變和新的社會需求出現,不少機構都會以「項目經理」、「項 目幹事」等職銜作招聘。各機構不同性質的項目,都有各自的目標和理念,掌握「項目管理」,便能有系統地在「項目管理」框架下,周全地照顧到項目牽涉的不同 範疇,有效地進行和完成項目,令項目的成效和可持續性大大提升!

 

不可或缺的9大知識

 

作為一個「項目經理」,可謂需要「周身刀」。因應項目的長短、性質、大小等因素,由項目開始(Initiation)、計劃(Planning)、執行(Execution)、監察及控制(Monitoring & Controlling),以至完結(Closing),項目經理必須擁有《項目管理知識體系指南》, PMBOK®中提及的9大知識範疇:

 

1. 項目整合管理(Project Integration Management

2. 項目範疇管理(Project Scope Management

3. 項目時間管理(Project Time Management

4. 項目成本管理(Project Cost Management

5. 項目品質管理(Project Quality Management

6. 項目人力資源管理(Project Human Resource Management

7. 項目溝通管理(Project Communications Management

8. 項目風險管理(Project Risk Management

9. 項目採購管理(Project Procurement Management

*資料來源:《項目管理知識體系指南》,美國項目管理學會。

 

透過PMBOK®的框架,項目經理能全面地掌握這9個範疇的管理知識和當中的技巧,更能得心應手地統籌項目,從而提升項目的成效。

 

訂立項目章程

 

在執行項目的時候,你是否曾經感到迷惘呢?不知道項目要做到甚麼程度才算「成功」,不知道何時應推前腳步,誰是你真正的持分者?項目章程(Project Charter)清楚地釐訂項目目標、背景和緣由、內容、重要里程、預算、風險、持份者參與、負責同工,在日後開動計劃時,絕對有助項目團隊全面地了解項目的要求、自己的角色,或在必要時調整章程內容。由於項目章程乃項目的基本概覽,項目經理可利用不同的管理分析工具,如持份者參與(stakeholder engagement)分析、RACI分工表等,這亦有助機構有系統地累積不同項目資料和做好知識管理,提升項目的可持續性。

 

尋求新的突破

 

更多的同工面對的情況,可能是「項目計劃已經運作多年,每一次都是按照上次的經驗去做,目標都是以往那些。」這樣看來,歷史越久的項目,創新和進步 的空間豈非越少?對於機構具有豐富經驗的項目,項目經理可配合客觀環境的轉變、過往的經驗,對以往的項目運作,甚至是主題,綜合出不同的問題,重新為項目 目標和內容定位,迎合不斷變化的社會需求和期望,不應該「為做而做」。

 

項目經理可藉著培訓,重新思考手上的項目做法,為項目團隊帶來新的方向,為項目注入新元素和動力。嘗試將社會問題和執行項目時遇到的困難轉化為富有 創新性的問題,可刺激團隊在營運模式、伙伴關係、服務內容、人力資源等方面,以新角度檢視和開發,發揮項目的潛力和創造更大的社會影響。

 

因時因地制宜

 

相對本地的項目,負責境外的援助及發展項目的同工,更受著不同的政治、文化、制度、距離等牽制。2012年 的「社會服務機構設計項目工作坊」上,便有學員分享:「我的項目是在內地農村推廣生態平衡與環保,在推廣時發覺『環境保護和責任』對當地農民來說,是很遠 的概念,他們認為這是不切實際的。這與城市人的概念很不同。」亦有學員分享,不同國藉的人都有其獨特的工作和合作模式;而財務、時間、人力資源管理等方面 亦遇上不少困難。這種種情況都應該早在項目設計階段被納入計劃之中,預先減低或避免有關的風險。

 

由於發展項目的複雜性更大,擁有25年與非洲、亞洲和阿拉伯發展及慈善機構合作經驗的高級導師和顧問Mr Flemming Gjedde-Nielsen認為一個理論未必能應付機構實際面對的情況,項目經理應融匯貫通的因時因地制宜,如揉合兩個常用的項目設計方法「邏輯框架法」和「項目周期管理」設計援助及發展計劃,互補理論的不足,而在過程中,項目團隊應何時共同參與設計(participatory process),何時應由項目經理或其他專家主導("expert” lead process)

「做對的事」比「把事做好」重要

 

一個項目的靈魂,在於項目團隊有否時常反省「這是為了甚麼?」Flemming強調,「做對的事」比「把事做好」重要,不應視工作為流水作業,要賦予其意義。

從績效為本管理(Result-based Management)的角度出發,績效比結果(ouput)重要,為項目訂下簡單、具體、可量度、可行和富關聯性,在指定時間內的成效指標,才能真正實踐項目的目標。

 

 

按照學員需要調整培訓內容

 

在公開課堂或機構培訓前,本院都會預先蒐集各學員的項目計劃經驗資料,例如:學員負責的項目內容、性質、合作伙伴、團隊人數、項目總支出、時間、困難與期望等,平衡各學員和機構的背景,度身訂造合適的課程內容,符合同工和機構的實際工作需要,如有查詢,歡迎與本院聯絡。

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