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專題探討

總裁也需教練?-社福機構總裁的心聲

NGO管理 – 專題探討      2013/10/01

 

「CEO需要不同的朋友,一些朋友給我情緒上的支援,一些朋友給我工作上經驗和智慧分享。作為CEO有時難免會感到孤單,要為大大小小、裏裏外外的機構事務敲下決策,可是很多事情卻往往沒有必對的答案。」社聯行政總裁方敏生女士(上圖前排左二)在本院舉辦的CEO圓桌分享會上,與同為社會服務機構主管的與會者分享自己任總裁的心聲和總裁教練(CEO Coaching)的重要。方總裁表示,「教練和CEO的配對是不容易的事,當中牽涉到準教練和準受指導者的背景、價值觀、管理和人生哲學等。CEO亦應釐清對受指導過程的期望,訂立清晰的目標和重點,可有助提升與教練互動的質素。有了專業教練,在糾結難解、萬縷千絲的事情或者挑戰上,的確有助梳理自己的看法、發展的方向,甚至從一個全新的角度再出發!」

 

教練與輔導大不同

 

救世軍社會服務總監 梁佩瑤女士

梁女士於1987年加入救世軍,2002年至2006年間從服務轉至人力資源及社區資源管理崗位,至2011年擔任社會服務總監一職。

 

「有不少人認為教練和輔導是兩個可替換的概念,但細心地理解,我們很少以輔導的理論套用於輔助一個CEO的工作,若CEO在崗位上遇到疑難,除倚靠機構同工的支援外,專業教練(executive coaching)的支援更可宏觀和長遠地啟發CEO面對和找出目標、方向和計劃。以正面力量的基楚(strength base approach),拓闊思維和視野,為機構發展勾劃發展藍圖和路徑。雖然教練和輔導所涉及的提問技巧有相似,但輔導的方法較以問題做主導,著重找尋和發展干預方法,而教練的手法卻側重CEO的強項,以目標、未來和發展方向為主導。在機構裏,CEO一般都欠缺上層的指導,下屬又未必敢言提議,而並肩工作的同工亦有不同的盲點,在這一點上,專業教練猶如一塊鏡子,幫助CEO釐清狀況,幫助機構走出未來。」

 

 

成為一個更好的CEO和機構

 

新生精神康復會行政總裁 游秀慧女士

游女士於1996年加入新生會,從事精神復康服務,至2008年任職專業服務總監,翌年擔任行政總裁一職。

 

「在2011至12年,我參與了一個為期一年(共25天)的領袖培訓 (International Women Forum Leadership Foundation) ,其中5天到哈佛商學院上課,除了完成一份360°領袖評估外,5位來自不同國家和專業的同學組成一小組,加上一位由校方委派的教練,每位學員先預備一項自己或/及機構面對的挑戰,輪流與小組分享。組員 每天擔任1.5小時的同儕教練 (peer coaching),就著分享者表達的狀況提問和說出意見。當中教練會教授和示範Coaching的技巧,並提出一些很有智慧的詢問及提點。即使培訓完結後,我們和教練仍透過電話會議,保持每月一次同儕教練。記得課程上,教授要我們選兩個目標,我選了“be strategic”(具策略性)和“be impactful”(具影響力),透過同儕教練,我更肯定自己的信念,刺激反思 (reflection),自我發現 (self-discovery) 和轉化 (transformation)裝備自己成為一個更好的CEO和社會服務機構。所以,CEO教練是值得鼓勵和需要的,機構可按自己的需要採納,最重要是將學習的文化帶入機構,尤其是影響較高的管理層。」

 

 

跳出框框思考

 

香港小童群益會總幹事 羅淑君女士

羅女士分別於1980及2001年加入香港小童群益會,擔任助理總幹事,2008年起,擔任總幹事。

 

「沒有一個人是全人,CEO作為機構發展、人事、財務大總管,責任重大,決策影響深遠,固然應積極地發掘機構發展的不同範疇、及值得注意的地方。面對工作上的要求,人際溝通及日新月異的發展,CEO要發有效其功能,實在需要一個有效的回饋系統。教練的智慧往往有助促使我們跳出框框,從更符合社會狀況的角度,思考新的方向(think out of the box)。我在工作上也常向不同的朋友徵詢意見,找不同的領域的人士參詳,或許他們可以提供具體知識和資源上的協助。然而,專業教練的角色則更為重要,教練能夠分析到CEO在不同範疇上的強弱,如人事、財務和伙伴技巧等,讓CEO了解自己的長處,就像在球場上發揮潛力,打好每一場波,然而上籃的球技,還得靠CEO自己多多練習。」

 

在沒有答案的世界得到指引

 

CEO遇上問題應從那裏尋找答案呢?於圓桌會議上,嘉賓講者香港大學專業進修學院企業教練講師兼國際認可教練陳小燕女士(圖前排右三)表示,回看日本311海嘯及地震帶來的災害,我們已進入了一個沒有答案的世界。即使是日本國家領導者、核電廠的主管都無法確切地告訴世界,災害帶來的影響有多大,當下的應變措施是否最有效。她引述蓋茨的話“Everyone needs a coach”(每個人都需要教練),她認為每個人都需聽取真正的意見,帶出一些必要的意識(awareness),從內在轉變其思考模式。她向社會服務機構主管解釋,何謂教練學和總裁級的教練,以下是部分札錄要點:

 

  • 教練學是從個人的潛質出發,幫助受指導者認清機構的處境,有更好的表現和找出解決方案;尋求和擴大服務發展的點子和機會,締造創新和可持續的機構

  • 教練幫助機構培育員工和其事業發展,從而促進機構承傳和締造有效率的機構文化

  • 朋友、督導不等於教練,教練是根據一套有架構的教練學提供專業指導

  • 過程大致分為研究(research)、計劃(planning)、會談與行動(coaching session & Behavior change)、檢討(evaluation),

  • 教練和受指導者需經過配對過程,30分鐘交流會談後,雙方均可作出抉擇

  • 教練和受指導者會定期交流,而不是有問題出現才找對方,一般每次交談約45至90分鐘

  • 過程中,受指導者的主動性非常重要,由受指導者提出問題,訂下目標

  • 過程中的3A,由發掘和提高受指導者的意識(awareness)、知而行之(action)到視為己任(accountability),教練會提供支援讓受指導者進步,而非予以控制

 

陳教練又引述世界著名小說家的阿娜伊斯.寧(Anais Nin)的話“We don’t see the things as they are, we see them as we are.”,意即我們用自己的角度看事情,我們看不到他們是怎樣的。所謂真實和答案,其實無處可尋,作為機構主管,唯有積極地進步,面對和解決難關,跳出框框,帶領機構邁步向前。

 

 

人力資源協調 教練成效得彰

 

社聯行政總裁方敏生女士認為,由與教練配對開始,整個教練過程著重持分者的參與(stakeholder engagement process),其中機構的人力資源部的角色不可或缺。首先,人力資源部必須明白教練未必能夠提供解決問題的辦法,並認同教練對機構發展有正面的作用,並予以行動上的支持。在會談前,如人力資源部可事先將機構和受指導者的資料交予教練,便可讓會談內容更集中、立體和深入,得到較佳的果效,並省卻成本。

 

總裁的友伴計劃

 

救世軍社會服務總監梁佩瑤女士表示,礙於成本、機構政策等不同因素,機構或未能聘請教練為主管或管理層的同工提供指導。然而,現時機構主管間不無非正式的支援網絡,主管間會互相訴說困難,或借鑑對方機構的做法,分享情緒、資訊和資源的支援,但如果有更具系統性的友伴計劃,主管便可利用這個良好的平台,得到更有建設性的交流、學習和支援。

 

梁女士在2003期間,曾參與由香港生產力促進局舉辦的行政人員教練課程,當時導師將不同背景的學員組成友伴小組,希望我們互相提點,建立友儕支援網絡。透過在電話討論中,輪流扮演教練和受指導者,學習提問,並找出方案解決困難。她認為,這套理念能夠推諸於社福界的領袖支援網絡上。

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